Neuer BMF Erlass zu Ansässigkeitsbescheinigungen

Die fristgerechte Einholung einer Ansässigkeitsbescheinigung von ausländischen Zahlungsempfängern ist ein wesentliches Instrument zur Entlastung von österreichischen Quellensteuern (zB für Dividenden und Lizenzen) im Zeitpunkt der Auszahlung. Dadurch können zeit- und kostenintensive Rückerstattungsverfahren in Österreich vermieden werden.

Das österreichische BMF hat kürzlich einen neuen Erlass (vom 19. Dezember 2025, 2025-1.046.929) zur Verwendung von Ansässigkeitsbescheinigungen bei der Quellensteuerentlastung veröffentlicht, der wesentliche Erleichterungen für international tätige Unternehmen mit sich bringt. Diese haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst:

Bisher bestehende Problematik

Damit eine Entlastung von einer österreichischen Quellensteuer im Zeitpunkt der Auszahlung auf Basis der DBA-Entlastungsverordnung in Anspruch genommen werden kann, ist die Abkommensberechtigung des im Ausland ansässigen Empfängers der Zahlung nachzuweisen. Für den Nachweis der Abkommensberechtigung waren nach der bisherigen Ansicht des BMF zwingend die österreichischen amtlichen Formulare ZS-QU1 (für natürliche Personen) oder ZS-QU2 bzw ZS-EUMT (für juristische Personen) zu verwenden (sofern nicht die vereinfachte Dokumentation gemäß § 2 Abs 2 der DBA-Entlastungsverordnung anwendbar ist).

Die bisherige Problematik in der Praxis bestand darin, dass zahlreiche ausländische Finanzverwaltungen die Bestätigung der Ansässigkeit auf den österreichischen amtlichen Formularen nicht akzeptiert bzw vorgenommen haben. Bilaterale Verständigungen über Erleichterungen iZm dem Nachweis der Abkommensberechtigung existierten nur mit wenigen Ländern (zB Belgien, Portugal, USA und Türkei). Somit war eine den Anforderungen der österreichischen Finanzverwaltung entsprechende Entlastung von Quellensteuern im Zeitpunkt der Auszahlung nicht immer möglich.

Erleichterung hinsichtlich ausländischer Ansässigkeitsbescheinigungen

Das BMF erachtet mit dem gegenständlichen Erlass (auch unter dem Gesichtspunkt des VwGH-Erkenntnisses vom 9. Oktober 2024, 2023/15/0066) folgende Vorgehensweise als zulässig an.

Sofern die ausländische Finanzverwaltung die Ansässigkeit unter Verwendung der österreichischen Formulare nicht bestätigt, besteht ab sofort die alternative Möglichkeit, ein ausländisches Formular beizubringen und dieses dem vollständig ausgefüllten und unterzeichneten ZS-QU1- bzw ZS-QU2-Formular beizulegen. Die Bestätigung der Ansässigkeit durch die ausländische Finanzverwaltung muss sich zumindest auf jenen Zeitpunkt beziehen, in dem die Abzugsteuerpflicht der betreffenden Einkünfte besteht.

Zusätzlich muss gemäß dem Erlass beachtet werden, dass die ausländische Bestätigung der Ansässigkeit entweder in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt wird. Sollte dies nicht möglich sein und die Ausstellung in einer anderen Sprache erfolgen, muss eine beglaubigte Übersetzung in deutscher Sprache beigelegt werden. Zudem muss die Authentizität der ausländischen Bestätigung überprüfbar und verifizierbar sein (zB durch Kontrolle eines Überprüfungscodes auf der Website der ausländischen Steuerverwaltung oder durch Einscannen eines auf der Bestätigung angebrachten QR-Codes).

Weiters sieht der Erlass eine Glaubhaftmachung vor, dass die ausländische Finanzverwaltung die Ansässigkeitsbestätigung auf den österreichischen Formularen versagt. Vor diesem Hintergrund empfiehlt sich die abschlägige Rückmeldung der ausländischen Finanzverwaltung entsprechend zu dokumentieren, damit diese bei Bedarf der österreichischen Finanzverwaltung vorgelegt werden kann.

Bestehende Vereinbarungen mit einzelnen Ländern

Mit einigen Ländern wurde bereits vor dem aktuellen Erlass im Rahmen von Verständigungsverfahren vereinbart, dass die Ansässigkeit durch von der ausländischen Finanzverwaltung ausgestellten und den österreichischen Formularen beigehefteten Ansässigkeitsbescheinigungen nachgewiesen werden kann. Zu diesen Ländern gehören: Mexiko, Thailand, Türkei, USA, Chile, Spanien, Portugal, Belgien und Griechenland. Diese Vereinbarungen bleiben unverändert gültig. Eine Glaubhaftmachung der Nichtbestätigung, Übersetzung sowie Überprüfbarkeit der Authentizität ist bei der Einholung der Ansässigkeitsbescheinigung im Verhältnis zu diesen Ländern nicht erforderlich.

Anerkennung von elektronischen Signaturen

Eine weitere Erleichterung bringt der aktuelle Erlass hinsichtlich der Anerkennung von elektronischen Signaturen. Die Formulare ZS-QU1 und ZS-QU2 dürfen nun auch vollständig elektronisch ausgefüllt und unterzeichnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird. Dies gilt sowohl für die Unterzeichnung durch den Zahlungsempfänger als auch für die Bestätigung durch die ausländische Finanzverwaltung. Wichtig ist, dass die Unterfertigung einheitlich erfolgt. Kombinationen aus elektronischer Signatur, Ausdruck, handschriftlicher Unterschrift und Scan sind nicht zulässig. Voraussetzung für eine qualifizierte elektronische Signatur ist, dass diese aus einem EU- oder EWR-Staat stammt.