Update zu Corona-Maßnahmen in der Personalverrechnung

Das letzte Monat war geprägt von den Auswirkungen der „Coronakrise“ und der damit zusammenhängenden „COVID-19-Kurzarbeit“. Fast im Stundentakt kam es zu Änderungen oder Nachbesserungen der zuständigen Behörden und doch sind noch sehr viele Fragen – vor allem im Bereich der Abrechnung Ihrer Mitarbeiter und der Förderabrechnung mit dem AMS – offengeblieben. Aktuell arbeiten zwei Task-Forces an den Fragen zur Umsetzung der Dienstnehmerabrechnungen.

1 Vorläufige Abrechnung COVID19-Kurzarbeit

Aufgrund zahlreicher offener und ungeklärter Fragen zur Abrechnung der Kurzarbeit können die unterschiedlichen Anbieter von Personalverrechnungssoftware die notwendigen Programmierungen noch nicht vornehmen. Somit ist eine korrekte Personalverrechnung zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich. Daher hat die WKO in Zusammenarbeit mit dem BMF, ÖGK und Arbeitnehmervertretern am 16.4.2020 eine Empfehlung für eine vorläufige Abrechnung der COVID-19-Kurzarbeit herausgegeben.

Im Wesentlichen wird empfohlen, auf Basis der Bemessungsgrundlage für die Pauschalberechnung des Kurzarbeits-Entgelts (letzte vollständige Abrechnung vor Kurzarbeit) eine „normale“ Abrechnung auf Basis von 100 % der Bemessungsgrundlage zu erstellen und dem Dienstnehmer (nur) die ihm zustehende Nettoersatzrate von 80 %/85 %/90 % auszubezahlen.

Wichtig ist, dass Sie Ihre Dienstnehmer nachweislich schriftlich darüber informieren, dass es sich nur um eine vorläufige Abrechnung handelt und es zu einer nachträglichen Korrektur kommen wird.

Vorschlag für diesen Hinweis:
Da eine korrekte programmtechnische Abrechnung der Kurzarbeits-Gehälter/-löhne aufgrund der zahlreichen ungeklärten Fragen noch nicht möglich ist, wird die aktuelle Lohnperiode vorerst so abgerechnet: Sie erhalten auf Basis einer Pauschalberechnung in etwa 80 %, 85 % oder 90 % des Nettoeinkommens vor Kurzarbeit. Sobald eine Detailabrechnung technisch möglich ist, wird diese Pauschalabrechnung (etwa durch Aufrollung) nachträglich richtiggestellt, was zu Korrekturen der Auszahlung (nach unten und nach oben) führen kann. Wir behalten uns solche Korrekturen ausdrücklich vor.

Sollte die Personalverrechnung von uns durchgeführt werden, melden wir uns direkt bei Ihnen hinsichtlich der weiteren Vorgehensweise.

2 eAMS-Konto

Beantragen Sie rechtzeitig online oder per Mail ein eAMS-Konto beim Arbeitsmarktservice. Sie benötigen dies für die Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe. Sie finden alle Informationen dazu unter folgendem Link.

Bitte beachten Sie, dass die Registrierung für das eAMS-Konto nur durch den Unternehmer bzw Geschäftsführer selbst durchgeführt werden kann. Sie können nach erfolgter Registrierung Berechtigungen an andere Mitarbeiter oder Rechtsvertreter erteilen, die sich in weiterer Folge um die Abwicklung der Kurzarbeitsförderung kümmern können.

Grundsätzlich ist dem AMS für jeden Kalendermonat bis zum 28. des Folgemonats eine Abrechnungsliste via eAMS vorzulegen. Da dieses Formular derzeit noch nicht verfügbar ist, wurde die Frist für die Beantragung der Beihilfe für den Kalendermonat März 2020 bis 28.5.2020 verlängert.

3 Rückwirkende Antragstellung auf Kurzarbeit

Rückwirkende Anträge auf COVID-19-Kurzarbeit für den Zeitraum März 2020 sind nur noch bis 20.4.2020 (Montag kommender Woche) möglich. Ab 21.4.2020 können Anträge rückwirkend nur mehr für Zeiträume ab 1.4.2020 gestellt werden.

4 Änderungen des Arbeitszeitausmaßes

Werden Dienstnehmer zu einem höheren Arbeitsausmaß als ursprünglich beantragt beschäftigt, ist eine gesonderte Mitteilung an das AMS nicht erforderlich, solange die Arbeitsauslastung der kurzarbeitenden Mitarbeiter im gesamten Kurzarbeitszeitraum nicht über 90 % steigt. Bei der monatlichen Abrechnung der Ausfallstunden sind entsprechend weniger Ausfallstunden anzugeben. Ist hingegen absehbar, dass das tatsächliche Arbeitszeitausmaß das beantragte unterschreitet, sollte eine Änderung des Antrags angedacht werden, um für sämtliche Ausfallstunden Förderung zu erhalten.

Die Kurzarbeitsbeihilfe entfällt bzw kann zurückgefordert werden, wenn der Arbeitsausfall im Zuge der Kurzarbeit im Durchschnitt der insgesamt von der Kurzarbeit betroffenen Beschäftigten oder von einzelnen Beschäftigten 90 % überschreitet.

5 Vorzeitige Beendigung der Kurzarbeit

Die Kurzarbeit kann vorzeitig beendet werden. Den Sozialpartnern und dem Arbeitsmarktservice ist dies unverzüglich schriftlich anzuzeigen. In Betrieben mit Betriebsrat ist diese Mitteilung vom Unternehmen und vom Betriebsratsvorsitzenden zu unterschreiben.

Die Beschäftigten sind darüber so früh als möglich zu informieren, damit sie sich auf die Wiederaufnahme der vollen Arbeit einstellen können.

Ein kurzfristige vorzeitige Beendigung sollte jedoch sehr gut geplant und überlegt werden, da in vielen Fällen noch nicht abschätzbar ist, wie sich das Arbeitsvolumen in den nächsten Wochen entwickeln wird bzw die Kurzarbeit eine flexible Gestaltung des Arbeitszeitvolumen im gesamten Durchrechnungszeitraum der Kurzarbeit ermöglicht.

Unbedingt zu berücksichtigen ist, dass bei einer vorzeitigen Beendigung auch die Durchrechnung des Arbeitsvolumen berücksichtigt wird, da eine vorzeitige Beendigung auch weitreichende Folgen auf den Anspruch und die Höhe der Kurzarbeitsbeihilfe haben kann. Nähere Details zur vorzeitigen Beendigung und deren Folgen werden gerade noch erarbeitet.

6 Steuerliche Behandlung der Kurzarbeitsbeihilfe und Kurzarbeitsunterstützung

Das BMF erläutert in seiner Info zur COVID-19-Kurzarbeit die steuerliche Behandlung der Kurzarbeitsbeihilfe sowie auch der Kurzarbeitsunterstützung. Die Kurzarbeitsbeihilfe (vom AMS an den Arbeitgeber gewährte Pauschalsätze für Ausfallstunden) ist gem § 3 Abs 1 Z 5 lit a EStG steuerfrei. Die Kurzarbeitsunterstützung (vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gewährte Entschädigung für Verdienstausfall aufgrund von Arbeitszeitreduktion) unterliegt der Lohnsteuer. Weitere Informationen bspw zur Kommunalsteuer und Dienstgeberbeitrag sowie auch Beispiele finden Sie unter folgendem Link.

7 Missbrauch iZm COVID19-Kurzarbeit

Auf Anweisung des BMF kontrolliert die Finanzpolizei aktuell schwerpunktmäßig Missbrauch bei Kurzarbeit unter anderem im Hinblick darauf, ob die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten auch korrekt aufgezeichnet werden. Werden zu wenig Arbeitszeiten aufgezeichnet, steigt die Zahl der so genannten „Ausfallstunden“, welche als Basis für die Kurzarbeitsförderung durch das AMS herangezogen werden. Kontrollen finden in enger Abstimmung mit dem AMS auf Basis von Verdachtslagen und Risikoanalysen-Auswertungen statt.

Wer bei der Abrechnung der Kurzarbeitsförderung absichtlich falsche Angaben tätigt, um einen höheren Förderbetrag zu erhalten, begeht einen Betrug, der mit bis zu 10 Jahren Freiheitsstrafe bedroht ist.

8 COVID-19 Mitarbeiterprämien

Prämien bzw Zulagen an Mitarbeiter, die diese als Belohnung aufgrund der erschwerten Umstände im Zusammenhang mit der Coronakrise erhalten, bleiben bis zu einem Betrag von EUR 3.000,00 brutto sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungsfrei – dies gilt auch für Beiträge zur betrieblichen Vorsorgekasse. Lediglich Lohnnebenkosten wie Dienstgeberbeitrag zum FLAF, Dienstgeberzuschlag und Kommunalsteuer sind – nach aktueller Rechtslage – vom Dienstgeber zu bezahlen.

Anders als ursprünglich geplant, ist diese Begünstigung nicht auf Branchen wie zB Lebensmittelhandel eingeschränkt, sondern steht allen Unternehmen in allen Branchen offen. Allerdings ist darauf hinzuweisen, dass der Kreis der Dienstnehmer, an die die begünstige Prämie ausbezahlt werden kann, noch mit dem zu erwartenden Erlass eingegrenzt werden könnte. Zu beachten ist zudem, dass es sich bei den Prämien/Zulagen um zusätzliche Zahlungen handeln muss, die ausschließlich als Belohnungen für außerordentliche Leistungen iZm der Coronakrise geleistet werden und üblicherweise bisher nicht gewährt wurden. Prämien, die aufgrund bisheriger Vereinbarungen gezahlt werden, sind somit von der Abgabenbefreiung nicht umfasst.

Diese Zahlungen erhöhen nicht das Jahressechstel und werden auch nicht auf das Jahressechstel angerechnet.

9 Pendlerpauschale und Zulagen/Zuschläge während der Coronakrise

Legen Mitarbeiter die Strecke Wohnung – Arbeitsstätte aktuell weniger oft als bisher zurück, da sie im Homeoffice arbeiten oder eine Dienstverhinderung vorliegt, bleibt der volle Anspruch auf das bisherige Pendlerpauschale bestehen.

Auch Zulagen und Zuschläge wie SEG-Zulagen oder Überstundenzuschläge, die dem Arbeitnehmer im Falle von Quarantäne, Kurzarbeit oder Homeoffice im laufenden Arbeitslohn weiterbezahlt werden, können weiterhin steuerfrei behandelt werden.

10 Arbeitsunfall im Homeoffice

Aufgrund einer weiteren gesetzlichen Änderung zählt bei Mitarbeitern, die wegen der aktuellen Situation im Homeoffice arbeiten müssen, das Homeoffice als Arbeitsstätte. Somit gelten Unfälle, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Homeoffice ereignen, als Arbeitsunfälle. Diese Regelung gilt rückwirkend für Versicherungsfälle, die ab 11.3.2020 eintreten.

11 Sonderbetreuungszeit

Die Vereinbarung für die Sonderbetreuungszeit ist grundsätzlich mit allen Dienstnehmern (Arbeiter, Angestellte, Lehrlinge, Arbeitnehmer, welche der Landarbeitsordnung unterliegen) möglich, welche über eine Betreuungspflicht für Kinder unter 14 Jahren oder für Menschen mit Behinderung verfügen und eine behördliche Schließung der Lehranstalten bzw Kinderbetreuungseinrichtungen vorausgeht. Weiters darf kein anderer Anspruch auf Dienstfreistellung (zB aus dem Angestelltengesetz) des Dienstnehmers zur Betreuung seines Kindes/Menschen mit Behinderung bestehen. Die Entscheidung ob ein Dienstnehmer Sonderbetreuungszeit erhält, liegt beim Dienstgeber. Die Sonderbetreuungszeit kann vom Dienstgeber ab dem 16.3.2020 bis inklusive 31.5.2020 (aktueller Stand) gewährt werden. Während der Sonderbetreuungszeit ist das Entgelt durch den Dienstgeber unverändert fortzuzahlen.

Der Arbeitgeber bekommt ein Drittel des an den Arbeitnehmer gezahlten Entgelts bis zur monatlichen ASVG-Höchstbeitragsgrundlage (im Jahr 2020: EUR 5.370,00) zurückerstattet, wobei die maximale Dauer der Sonderbetreuungszeit 3 Wochen (21 Tage) beträgt. Das Entgelt ist auf Basis des regelmäßigen Entgeltes im Sinne des Entgeltfortzahlungsgesetzes für das betroffene Monat festzusetzen und beinhaltet den Grundgehalt(-lohn) zuzüglich Zulagen, Zuschläge, Überstundenentgelte und monatliche Prämien. In weiterer Folge wird im Antragsformular automatisch ein Sechstel Sonderzahlung berücksichtigt. Dies bedeutet, dass der maximale Förderbetrag pro Dienstnehmer (bei Erreichung der Höchstbeitragsgrundlage) EUR 1.253,00 (EUR 5.370,00/30 Kalendertage x 21 max förderbare Kalendertage x 1/3 Vergütung) beträgt. Lohnnebenkosten sind nicht von der Rückvergütung umfasst.

Die Beantragung der Rückerstattung des Entgeltes wird über die Buchhaltungsagentur des Bundes abgewickelt. Für die Antragstellung benötigen Sie einen Zugang zum Unternehmensserviceportal (USP). Die Registrierung zum USP erfolgt entweder über Finanzonline oder über Handysignatur/Bürgerkarte. Details zur Registrierung finden Sie unter diesem Link. Pro Antrag, welcher im Unternehmensserviceportal (USP) bereitgestellt wird, können maximal 15 Personen erfasst werden. Falls Sie den Antrag für mehr als 15 Personen stellen möchten, ist im Vorhinein ein E-Mail mit dieser Information an sonderbetreuungszeit@bhag.gv.at zu senden.

Weiters sind der Förderstelle folgende Unterlagen im Rahmen der Beantragung bereitzustellen:

• Lohn-/Gehaltszettel für den betroffenen Zeitraum der Sonderbetreuungsfreistellung, sowie der letzten 2 Monate vor dem betroffenen Monat.
• Nachweis über die Konsumation der Sonderbetreuungszeit – dies bedeutet, dass im Rahmen von Zeitaufzeichnungen nachzuweisen ist, dass während dieser Zeit keine Arbeitsleistung erbracht wurde.

Die Antragstellung für die Förderung ist binnen 6 Wochen nach Aufhebung der behördlichen Maßnahmen über das USP geltend zu machen. Daher empfiehlt sich, sofern noch kein Zugang zum USP besteht, diesen zeitnah zu beantragen.

12 Quarantänemaßnahmen und angeordnete Schließungen

Werden Mitarbeiter aufgrund Verdachts von COVID-19 oder einer tatsächlichen Erkrankung behördlich unter häusliche Quarantäne gestellt, besteht ein Entgeltfortzahlungsanspruch des Mitarbeiters (§ 32 Abs 3 Epidemiegesetz). Der Entgeltfortzahlungsanspruch des Mitarbeiters besteht so lange im vollen Ausmaß, bis die Quarantäne beendet ist und er wieder arbeitsbereit ist. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall binnen 6 Wochen ab Ende der behördlich angeordneten Quarantäne bei der Bezirksverwaltungsbehörde, in deren Bereich diese Maßnahmen getroffen wurden, einen Antrag auf Erstattung des weitergezahlten Entgeltes stellen. Diesem Antrag ist der Absonderungsbescheid, den der Arbeitnehmer nach dem Epidemiegesetz über die Quarantäne erhalten hat, als Nachweis beizulegen. Zudem ist – sofern vorhanden – die behördliche Verständigung hinsichtlich der Aufhebung der Quarantäne vorzulegen, um die Dauer des Entgeltfortzahlungsraumes nachzuweisen.

Bei örtlichen Quarantänemaßnahmen ist zu differenzieren: In Vorarlberg, Salzburg und Tirol wurden bereits im Zeitraum von 16.3.2020 bis längstens 27.3.2020 Verordnungen zu Verkehrsbeschränkungen auf Basis des Epidemiegesetzes erlassen. Sind Betriebe auf Basis dieser Verordnungen von Schließungen betroffen (Gastgewerbe und Hotellerie) kann auch in diesem Fall ein Ersatzanspruch nach § 32 Epidemiegesetz geltend gemacht werden.

Unklar ist derzeit noch, ob ein Anspruch auf Verdienstentgang oder Schadenersatz auch noch für die Zeit besteht, in der anstatt einer Schließung nach dem Epidemiegesetz durch die Bezirkshauptmannschaft ein Betretungsverbot (faktische Schließung) durch Verordnung des Landeshauptmannes auf der Grundlage von § 2 Z 2 COVID-19-Maßnahmengesetzes erlassen wurde. Beim Verfassungsgerichtshof wurden bereits einige Anträge auf Gesetz- bzw Verordnungsprüfung eingebracht, deren Ausgang abzuwarten ist.