Unternehmer-Telegramm Februar 2024

Folgende Themenbereiche können für Sie als Unternehmer:in aktuell von Interesse sein:

• Meldungen gem § 109a und 109b EStG bis 29. Februar 2024
• Dauerbrenner bei Prüfungen: das ordnungsgemäße Fahrtenbuch!
• Aufbewahrungspflichten für Unterlagen
• Wichtige Änderungen in der Personalabrechnung 2024

Meldungen gem § 109a und 109b EStG bis 29. Februar 2024

Die Mitteilungspflicht gem § 109a EStG besteht, wenn natürliche Personen oder Personenvereinigungen bestimmte Leistungen außerhalb eines steuerlichen Dienstverhältnisses an sie erbringen. Mitteilungspflichtig sind sie als Unternehmer (der Entgeltzahler), wenn an sie folgende Leistungen erbracht werden:

• Leistungen als Mitglied des Aufsichtsrates oder Verwaltungsrates
• Leistungen als Bausparkassenvertreter und Versicherungsvertreter
• Leistungen als Stiftungsvorstand
• Leistungen als Vortragender, Lehrender und Unterrichtender
• Leistungen als Kolporteur und Zeitungszusteller
• Leistungen als Privatgeschäftsvermittler
• Leistungen als Funktionär von öffentlichen-rechtlichen Körperschaften
• Leistungen, die im Rahmen eines freien Dienstvertrags erbracht werden und der Versicherungspflicht gem § 4 Abs 4 ASVG unterliegen

Die Mitteilung kann im Einzelfall unterbleiben, wenn das im Kalenderjahr insgesamt geleistete Nettoentgelt nicht mehr als EUR 900,00 und das Nettoentgelt für jede einzelne Leistung nicht mehr als EUR 450,00 beträgt (je Empfänger).

Die Mitteilungspflicht gem § 109b EStG besteht, wenn für bestimmte Leistungen Zahlungen ins Ausland getätigt werden, sofern die Leistungen im Inland ausgeübt werden. Mitteilungspflichtig sind Unternehmer (wiederum die Entgeltzahler), wenn an sie folgende Leistungen erbracht werden:

• Leistungen als Vortragender, Unterrichtender und Forscher
• Leistungen als Künstler und Schriftsteller
• Leistungen als Ziviltechniker
• Leistungen als Arzt, Tierarzt, Psychotherapeut und Hebamme
• Leistungen als Rechtsanwalt, Notar und Wirtschaftstreuhänder
• Leistungen als Unternehmensberater und Vermögensverwalter
• Leistungen als Journalist und Dolmetscher
• Leistungen als Mitglied des Aufsichtsrates, Hausverwalter und wesentlich beteiligter Geschäftsführer (mehr als 25 %)
• Kaufmännische und technische Beratung
• Ebenso mitteilungspflichtig sind Vermittlungsleistungen, die von unbeschränkt Steuerpflichtigen erbracht werden oder die sich auf das Inland beziehen (zB inländisches Vermögen betreffen).

Eine Mitteilung kann unterbleiben, wenn

• sämtliche ins Ausland getätigte Zahlungen in einem Kalenderjahr zugunsten desselben Leistungserbringers (auf inländische Bankkonten desselben Empfängers getätigte Zahlungen sind nicht in die Grenze einzubeziehen) EUR 100.000,00 nicht übersteigen,
• für die Zahlung ein Steuerabzug gem § 99 EStG zu erfolgen hat, oder
• der Zahlungsempfänger eine ausländische Körperschaft ist, die im Ausland einer Körperschaftsteuer von mindestens 15 % unterliegt.

Liegen die Voraussetzungen für eine Mitteilungsverpflichtung sowohl nach § 109a EStG als auch nach § 109b EStG vor, ist nur eine einzige Meldung nach § 109b EStG zu erstatten.

Dauerbrenner bei Prüfungen: das ordnungsgemäße Fahrtenbuch!

Bei Betriebsprüfungen sowie auch bei der Gemeinsamen Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen (kurz „GPLB“) führt das fehlende oder unzureichende Fahrtenbuch regelmäßig zu Diskussionen und leider auch häufig zu hohen Nachzahlungen, die bei Einhaltung der Formalanforderungen leicht verhindert werden könnten.

Für einen tauglichen Nachweis muss das Fahrtenbuch fortlaufend, zeitnah, übersichtlich und in chronologischer Reihenfolge lückenlos sowie in gebundener oder sonst in sich geschlossener Form geführt sein. Das Fahrtenbuch kann auch elektronisch geführt werden. Darin festzuhalten sind:

• das Datum der Fahrt
• der Kilometerstand am Beginn und am Ende jeder Fahrt und die Fahrtstrecke in Kilometer
• die Abfahrts- und Ankunftszeiten sowie die Fahrtdauer
• der Ausgangsort und der Zielort jeder Fahrt
• der Reiseweg, und zwar so, dass er mit einer Straßenkarte nachvollzogen werden kann (hier auch die Adresse angeben!)
• der Zweck jeder einzelnen Fahrt
• Unterscheidbarkeit zwischen privater und beruflicher Reise
• Beginn und Ende der Reise, wenn steuerfreie Taggelder beansprucht werden

Es reicht aus, wenn die Anzahl der Privatkilometer aus der Differenz zwischen der Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer und der Zahl der nachweislich für beruflich veranlasste Fahrten zurückgelegten Kilometer ableitbar ist. Ein lückenloser Nachweis (also mit Adressen, Zweck der Fahrt etc) ist daher nur für die beruflich veranlassten Fahrten, nicht aber für Privatfahrten notwendig (VwGH 24. 9. 2014, 2011/13/0074). Somit können die Privatfahrten auch zusammengefasst werden, solange dazwischen keine Dienstreise war.

In der Praxis werden Fahrtenbücher von Prüfer:innen folgenden Prüfschritten unterzogen:

• Welche PKW sind auf den Arbeitgeber angemeldet und welche auf die Arbeitnehmer?
• Sind die Kilometerstände lückenlos fortgeführt?
• Sind die Entfernungen plausibel (google maps)?
• Sind die zwischen Tankstopps zurückgelegten Strecken plausibel?
• Stimmen die Kilometerstände auf (Werkstatt-)Service-Belegen mit dem Fahrtenbuch überein?

Aufbewahrungspflichten für Unterlagen

Die steuerliche Aufbewahrungspflicht betrifft alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc) und beträgt sieben Jahre. Der Fristenlauf startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw auf das sich der Beleg bezieht. Ab 1. Jänner 2024 können daher Akten und Belege aus dem Jahr 2016 (oder älter) vernichtet werden.

Längere Aufbewahrungspflichten bestehen:

• für Belege und Unterlagen zu einem anhängigen Berufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren.
• für Unterlagen iZm Grundstücken – hier gilt eine Frist von 22 Jahren.
• Im Hinblick auf die seit 1. April 2012 geltende Immobilienertragsbesteuerung ist zu empfehlen, alle Unterlagen betreffend Immobilien zeitlich unbegrenzt aufzubewahren.
• für Unterlagen iZm COVID-Förderungen (gemäß den individuellen Förderbedingungen zu beachten; zum Teil 10 Jahre ab letzter Auszahlung).

Es ist möglich, die Unterlagen elektronisch zu archivieren, jedoch muss eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe gewährleistet sein.

Wichtige Änderungen in der Personalabrechnung 2024

Wichtige Änderungen im Bereich der Personalabrechnung (wie zB zur Mitarbeiterprämie, zu Elektroautos und zur Elternkarenz) finden Sie in unserem Newsbeitrag Personalabrechnung 2024.