Wirtschaftliches Eigentümer Register Gesetz – Aktuelle Neuerungen und Ausblick auf zukünftige Vereinfachungen

Seit spätestens Mitte des Jahres 2018 sind Rechtsträger in Österreich immer wieder mit dem Begriff des wirtschaftlichen Eigentümers und dem sogenannten Wirtschaftliche Eigentümer Register konfrontiert. Bei näherer Auseinandersetzung mit diesem Thema wird deutlich, dass sich die Ermittlung der wirtschaftlichen Eigentümer zum Teil durchaus komplex gestalten kann und auch im Zusammenhang mit der Meldung an sowie die Einsicht in das Register zahlreiche Fragen auftreten. Unsere Experten unterstützen Sie dabei gerne.

Nicht nur aufgrund der europarechtlichen Vorgaben wurde das Wirtschaftliche Eigentümer Register Gesetz (WiEReG) zuletzt novelliert. Insbesondere wurden mit Anfang des Jahres 2020 die Vorgaben der 5. Geldwäsche-Richtlinie umgesetzt. Im Rahmen der covid19-Maßnahmen wurden jetzt ganz aktuell Meldefristen erstreckt. Die wesentlichen Eckpunkte dazu werden nachfolgend dargestellt.

1 Unterbrechung des Fristenlaufes wegen covid19

Aufgrund der derzeitigen schwierigen Situation kommt es zu einer Unterbrechung der Frist für eine Erstmeldung, Änderungsmeldung oder jährliche Bestätigungsmeldung (siehe dazu unten Punkt 4), wenn diese entweder mit Ablauf des 16. März 2020 noch nicht abgelaufen war oder deren Beginn in den Zeitraum 16. März 2020 bis einschließlich 30. April 2020 fällt. In solchen Fällen beginnt die Frist mit 1. Mai 2020 neu zu laufen, wobei je nach Verhältnissen eine weitere Verlängerung durch den Bundesminister für Finanzen durch Verordnung vorgesehen werden kann.

Gleiches gilt für die Frist zur Androhung und Verhängung einer Zwangsstrafe im Zusammenhang mit dem WiEReG.

2 Öffentliche Einsicht in das Register

Während eine Einsicht in das Register bisher nur ausdrücklich genannten Personengruppen und Behörden bzw anderen Personen nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich war, wurde nunmehr eine öffentliche Einsicht (= Einsicht für jedermann) ganz unabhängig von der Darlegung eines berechtigten Interesses gesetzlich verankert. Die Einsicht erfolgt dabei über die Homepage des BMF (https://bit.ly/2y2tA2q). In inhaltlicher Hinsicht ergeben sich diverse Einschränkungen gegenüber etwa der Einsicht von Behörden. So enthält der öffentliche Auszug zB „nur“ das Wohnsitzland des wirtschaftlichen Eigentümers, nicht hingegen dessen hinterlegte Wohnadresse.

3 Erweiterung von Angaben im Register

Neben den bereits bekannte Informationen haben Rechtsträger bei Vorliegen von Kontrolle (insbesondere Treuhandschaften) nunmehr auch anzugeben, auf welchen prozentuellen Anteil eine solche Kontrolle ausgeübt wird.

Bei einer subsidiären Meldung (Meldung der obersten Führungsebene) ist ein Hinweis notwendig, ob diese erfolgt, weil (a) kein wirtschaftlicher Eigentümer vorliegt oder (b) (mangels Informationen) kein solcher ermittelt werden konnte. Je nachdem, welcher Zeitpunkt der Frühere ist, sind die ergänzenden Information bei Erstmeldung, Änderungsmeldung oder jährlicher Überprüfung anzugeben.

Je nachdem, welcher Zeitpunkt der Frühere ist, sind die ergänzenden Information bei Erstmeldung, Änderungsmeldung oder jährlicher Überprüfung anzugeben.

4 Verschärfungen bei den jährlichen Sorgfaltspflichten

Im Zuge der jährlichen Überprüfung genügt es nicht mehr, allein die Richtigkeit und Aktualität der bisher gemeldeten Daten festzustellen und dies zu vermerken. Vielmehr hat eine explizite Bestätigung der bereits im Register gemeldeten Daten zu erfolgen, wenn sich keinerlei Änderungen ergeben haben. Diese Verpflichtung trifft auch Rechtsträger, die eine subsidiäre Meldung mit automatischer Datenübernahme abgegeben haben (erforderlich ist hierbei allerdings nur eine jährliche Bestätigung, dass die Voraussetzungen einer subsidiären Meldung weiterhin vorliegen). Lediglich Unternehmen, die meldebefreit sind, müssen keine derartige Meldung abgeben; eine entsprechende jährliche Dokumentation, dass die Voraussetzungen für eine Meldebefreiung nach wie vor vorliegen, ist aber dennoch anzuraten.

Die Frist für die Bestätigungsmeldung beträgt 4 Wochen ab Fälligkeit der jährlichen Überprüfung. Die Ein-Jahres-Frist beginnt in diesem Zusammenhang mit der Erstmeldung, der letzten Änderungsmeldung oder der letzten jährlichen Überprüfung zu laufen, wobei auf den spätesten dieser Zeitpunkte abzustellen ist.

Beispiel: Wurde eine Erstmeldung am 30. Oktober 2018 abgegeben, hätte – sollten sich in der Zwischenzeit keine bekannten Änderungen ergeben haben – eine Überprüfung bis spätestens 30. Oktober 2019 erfolgen müssen. Dieser Zeitpunkt wäre in diesem Fall auch als Beginn für die neuerliche Ein-Jahres-Frist anzusehen. Sollten sich weiterhin keine Änderungen ergeben haben, wäre spätestens bis 27. November 2020 (30. Oktober 2019 + 1 Jahr + 4 Wochen) eine Bestätigung der Daten im Register vorzunehmen.

Aufgrund der unter Punkt 1 beschriebenen Maßnahmen können sich auch hinsichtlich dieser Fristen zur jährlichen Überprüfung Änderungen ergeben. Sollte nämlich die Fälligkeit der Durchführung der jährlichen Überprüfung in den Zeitraum von 16. März 2020 bis zum Ablauf des 30. April 2020 fallen, beginnt die 4wöchige Frist zur Abgabe der jährlichen Bestätigungsmeldung am 1. Mai 2020 neu zu laufen. Im Ergebnis kann die Meldung in diesen Fällen noch bis zum Ablauf des 29. Mai 2020 erstattet werden (siehe dazu BMF Info vom 16.4.2020, 2020-0.232.992).

Praktisch ist die jährliche Bestätigung, falls sich nichts geändert hat, eine nochmalige Einmeldung der bereits bisher gemeldeten Daten. Hierbei müssen die einzelnen Daten im USP in der Meldemaske aber nicht noch einmal eingegeben werden, sondern sind diese bereits hinterlegt.

5 Trusts und trustähnliche Vereinbarungen

Die Definitionen des Trusts bzw der trustähnlichen Vereinbarung wurden geändert bzw erweitert. Entgegen der bisherigen Regelung fallen nunmehr auch solche Gebilde in den Anwendungsbereich des WiEReG, deren Verwaltung sich nicht im Inland oder in einem anderen Mitgliedstaat befindet, wenn der Trustee bzw die mit einem Trustee vergleichbare Person im Namen des Trusts bzw der trustähnlichen Vereinbarung im Inland eine Geschäftsbeziehung aufnimmt oder Liegenschaften erwirbt.

6 Strafbestimmungen und Zwangsstrafen

Im Zusammenhang mit den Strafbestimmungen ist es zu einer stärkeren Abstufung (Höhe der Geldstrafen differiert nunmehr stärker nach dem jeweiligen Unwert) gekommen, wobei die sanktionierten Verfehlungen an sich im Grunde gleich geblieben sind. So sind etwa die Abgabe unrichtiger oder unvollständiger Meldungen, eine unterlassene fristgerechte Änderungsmeldung oder auch die Nichtmeldung bei Wegfall der Voraussetzungen für die Meldebefreiung nach wie vor mit empfindlichen Geldstrafen (bis EUR 200.000) bedroht.

Eine wesentliche Änderung besteht allerdings dahingehend, als eine Nichtmeldungen (Erstmeldung bzw jährliche Bestätigungsmeldung) nur dann finanzstrafrechtlich sanktioniert wird, wenn der Rechtsträger bereits zwei Mal zur Abgabe einer Meldung aufgefordert worden ist und eine solche dennoch unterlässt.

Die Frist im Hinblick auf die Androhung von Zwangsstrafen wurde von drei Monaten auf sechs Wochen verkürzt. Wie bisher betragen die Zwangsstrafen jeweils bis zu EUR 5.000,00.

7 Ausblick: Compliance-Package

Rechtsträger sind oft damit konfrontiert, dass von Sorgfaltsverpflichteten (zB Banken, Rechtsanwälten, Steuerberatern) bei der Erfüllung von Geldwäschebestimmungen mehrfach dieselben Unterlagen angefordert werden. Insbesondere dann, wenn eine ausländische Eigentümerstruktur vorliegt, kann dies sehr mühsam und zeitintensiv sein, weil die entsprechenden Dokumente nur akzeptiert werden, wenn diese nicht älter als sechs Wochen sind.

Eine diesbezügliche Erleichterung soll durch das sogenannte Compliance-Package geschaffen werden. Ab 10. November 2020 besteht die Möglichkeit, Dokumente – auf freiwilliger Basis – an das Register zu übermitteln, die von diversen Sorgfaltsverpflichteten eingesehen werden können. Damit ergeben sich für die einzelnen Rechtsträger insbesondere Verwaltungsvereinfachungen, weil diese die einschlägigen, erforderlichen Unterlagen eben nicht mehr jedem einzelnen Verpflichteten zur Verfügung stellen müssen, sondern eine Abrufmöglichkeit zentral vorgesehen ist. Bei besonders sensiblen Dokumenten (zB Stiftungszusatzurkunde bei Privatstiftungen) kann von einer Übermittlung an das Register abgesehen werden, wenn etwa seitens eines Steuerberaters Einsicht in das Dokument genommen, ein Aktenvermerk über die wesentlichen Inhalte erstellt und dieser an das Register übermittelt wird.

Zu beachten ist, dass eine Übermittlung nicht durch den Rechtsträger selbst erfolgen kann, sondern ein berufsmäßiger Parteienvertreter eingebunden werden muss. Auch wenn der 10. November 2020 noch weit entfernt scheint, sollten entsprechende Vorbereitungen bereits zeitnahe getroffen werden, wenn eine Umsetzung des Compliance-Packages angedacht ist. Gerne unterstützen wir in diesem Zusammenhang und stehen für Fragen zur Verfügung.