Elektromobilität in der Personalverrechnung

Elektroautos und Fahrräder auch zur privaten Nutzung werden immer beliebter als Fringe Benefit zur Bindung von Mitarbeiter:innen – nicht zuletzt wegen der besonders günstigen steuerlichen Behandlung. Die Finanzverwaltung und die Österreichische Gesundheitskasse haben im Hinblick auf zahlreiche Zweifelsfragen nun Klarheit geschaffen.

Wir geben Ihnen in unserem Newsletter einen Überblick über die seit 1. Jänner 2023 geltenden Regelungen.

Privatnutzung von firmeneigenen Elektrofahrzeugen

Können Mitarbeiter:innen firmeneigene Elektrofahrzeuge oder Fahrräder auch für Privatfahrten nutzen, so ist in der Personalverrechnung – im Gegensatz zu Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor – ein Sachbezug von Null anzusetzen.

Für Hybridfahrzeuge, die einerseits mit Strom, aber auch mit fossilen Treibstoffen betrieben werden können, gilt diese Regelung jedoch nicht. Für diese ist abhängig vom CO₂-Ausstoß weiterhin ein Sachbezugswert von 1,5 bzw 2 % der Anschaffungskosten (max EUR 48.000,00) anzusetzen.

Nicht übersehen werden darf, dass, auch wenn kein Sachbezug angesetzt werden muss, keine Pendlerpauschale berücksichtigt werden kann, wenn der:die Mitarbeiter:in mit einem firmeneigenen KFZ den Weg Wohnung-Arbeitsstätte zurücklegen kann.

Ersatz von Ladekosten an öffentlichen Ladestationen

Lädt der:die Mitarbeiter:in ein firmeneigenes Elektrofahrzeug an einer öffentlichen Ladestation, kann der:die Dienstgeber:in ihm:ihr diese Kosten abgabenfrei ersetzen, wenn die Kosten mittels Belegs nachgewiesen werden. Dieser Kostenersatz ist nach der Lohnkontenverordnung auch am Lohnkonto auszuweisen.

Ersatz von Ladekosten am privaten Wohnsitz des Dienstnehmers

Hat der:die Mitarbeiter:in am Wohnsitz eine Ladeeinrichtung (Wallbox) installiert und lädt dort das firmeneigene E-Auto, so kann der Dienstgeber diese Ladekosten bis zum steuerlichen Höchstwert („KWh-Geld“) abgabenfrei ersetzen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Ladeeinrichtung nachweislich die Lademenge dem firmeneigenen Elektroauto zuordnen kann. Im Kalenderjahr 2023 beträgt der steuerliche Höchstwert 22,247 Cent/Kilowattstunde. Der Satz für das jeweilige Folgejahr wird vom BMF bis spätestens 30. November jeden Jahres festgelegt.

Ist mit der verwendeten Ladeeinrichtung die Zuordnung der Lademenge zum firmeneigenen Elektroauto nicht möglich (weil zB die technischen Voraussetzungen beim Wallbox-Modell nicht vorliegen), kann für die Jahre 2023 bis 2025 ein pauschaler Kostenersatz von maximal EUR 30,00 pro Monat abgabenfrei gewährt werden. Ein Ersatz der tatsächlich geladenen Strommenge ist mangels geeigneten Nachweises nicht möglich.

Der Dienstgeber kann Mitarbeiter:innen die Kosten für die Anschaffung und Einrichtung einer Ladestation für ein firmeneigenes Elektroauto am Wohnsitz seit 1. Jänner 2023 bis zu einem Höchstbetrag von EUR 2.000,00 abgabenfrei ersetzen.

Auch abgabenfreie Kostenersätze für das Aufladen von firmeneigenen E-Autos am privaten Wohnsitz sind am Lohnkonto auszuweisen. Bei Ersatz von privaten Stromkosten ist auch die jeweilige Lademenge in kWh anzugeben. Wenn die Ladeeinrichtung die Lademenge dem Firmen-PKW nicht zuordnen kann, muss ein Nachweis darüber zum Lohnkonto genommen werden.

Kostenloses Laden beim Dienstgeber

Besteht für Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, das private E-Auto (oder Elektroroller) am Gelände des Dienstgebers kostenlos zu laden, so ist bei Vorliegen einer entsprechenden Vereinbarung kein Sachbezug anzusetzen. Selbstverständlich gilt das auch für das Laden von firmeneigenen Elektrofahrzeugen.

Reduktion des Bruttobezuges im Gegenzug für die Gewährung eines Elektrofahrzeuges (Gehaltsumwandlung)

Gewährt der Dienstgeber ein firmeneigenes Elektrofahrzeug (E-Auto, Elektroroller oder ein Fahrrad) und wird arbeitsrechtlich zulässig vereinbart, dass dafür der Bruttobezug des Dienstnehmers um einen (frei zu vereinbarenden) Betrag befristet oder unbefristet reduziert wird (= Gehaltsumwandlung), ist dies im Rahmen der Privatautonomie möglich. Zu beachten ist, dass der verbleibende Bruttobezug zumindest dem kollektivvertraglichen Mindestlohn (oder sonstigen lohngestaltenden Vorschriften) entsprechen muss.

Lange war die Beurteilung dieser Gehaltsreduktion zwischen BMF und ÖGK unterschiedlich. Nun hat die ÖGK mit Gültigkeit ab 1. Jänner 2023 ihre Rechtsansicht geändert. In den Ende März veröffentlichten FAQs zur Elektromobilität anerkennt die ÖGK nun auch die Reduktion der Beitragsgrundlage in Fällen von Gehaltsumwandlung. Nicht mehr relevant ist, ob die Bezugsreduktion befristet oder unbefristet vereinbart wurde oder ob vereinbart wurde, dass sich die Bezugsreduktion auch auf sonstige Ansprüche (Sonderzahlungen, Überstunden, Jubiläumsgeld, oä) auswirkt.

Selbstverständlich besteht auch weiterhin die Möglichkeit, eine Kostenbeteiligung in Form eines Nettoabzugs zu vereinbaren. In diesem Fall bleibt die sozialversicherungsrechtliche und lohnsteuerliche Beitragsgrundlage unverändert, der Abzug erfolgt vom Nettobetrag. Dies ist insbesondere dann geboten, wenn die Bezugsreduktion zu einer Unterschreitung des kollektivvertraglichen Mindestbezugs führen würde.

Erwerb des firmeneigenen Fahrrads durch Mitarbeiter:innen

Am Ende des Leasingvertrages kann das Fahrrad von der Mitarbeiterin bzw vom Mitarbeiter gekauft werden. Erfolgt dieser Kauf verbilligt im Vergleich zum üblichen Preis für ein vergleichbares gebrauchtes Fahrrad, stellt dies einen geldwerten Vorteil dar.

Zur Ermittlung des üblichen Preises kann vereinfachend der steuerliche Buchwert abzüglich eines pauschalen Abschlages von 20 % herangezogen werden. Bei Elektrofahrrädern wird eine Nutzungsdauer von fünf Jahren angenommen. Errechnet sich der Buchwert von den Nettoanschaffungskosten, sind für den üblichen Endpreis 20 % Umsatzsteuer hinzuzurechnen.

Veranstaltungshinweis

In diesen Zusammenhang laden wir Sie sehr herzlich zu unserer Webinar-Reihe „E-Mobilität im Unternehmen“ ein. In drei Teil-Webinaren beleuchten unsere Expert:innen das Thema aus Sicht der Personalverrechnung, der Umsatzsteuer sowie der korrekten bilanziellen Umsetzung. Mehr Informationen finden Sie auf unserer Website.